Heb jij een bomvolle agenda en ren je van hot naar her? Heb je aan het einde van de dag ontzettend veel gedaan, maar eigenlijk niet echt wat je wilde/ moest doen? Ben jij iemand die na het avondeten nog even inlogt om je werk af te maken in eigen tijd?
Werken in een kantoortuin kan een behoorlijke uitdaging zijn. We kennen allemaal die collega die je voor elke vraag een nieuw mailtje of appje stuurt. Of iemand die in HOOFDLETTERS laat weten dat het dringend is. Of die collega die graag even een bakje komt doen aan je bureau om het weekend door te nemen. Terwijl jij net van plan was om die klus, die je eigenlijk al niet wilde doen, aan het opstarten was.
Jezelf, je agenda en je plannen voortdurend aanpassen, omdat iemand anders iets van je wilt kun je lang volhouden maar zal op den duur je opbreken. Het goede nieuws is dat je met 9 eenvoudige tips het tij kunt keren en je de controle terugpakt over je agenda.
"Graag deel ik 9 tips voor effectief agendabeheer die jou helpen weer overzicht te krijgen in je agenda en meer rust in je hoofd, zodat je met een gerust hart je werk afkrijgt en nog tijd over hebt in je agenda om die dingen te doen waar je energie van krijgt. Sporten, lezen, wandelen, fietsen etc."
Tip 1: Leg de grote keien eerst
Voordat je het in de gaten hebt, zit je agenda bomvol. Vol met afspraken en taken en meetings. Zelfs zo vol dat je merkt dat je geen ruimte en energie meer over hebt om leuke dingen te ondernemen in je vrije tijd. En die zijn juist zo belangrijk om in balans te blijven. Het zijn vaak de kleine niet belangrijke zaken die de aandacht opeisen, waardoor belangrijke zaken ongemerkt steeds meer op de achtergrond komen te staan.
Het is tijd om in te grijpen!
Het is belangrijk dat je de ‘grote keien’ in jouw agenda vastlegt. Jouw prioriteiten om goed je werk te kunnen doen en jezelf goed te blijven voelen. In balans te blijven. Grote keien zijn naast de belangrijke projecten op je werk namelijk ook vakanties, een weekendje weg, een dagje weg. Nadat je de grote keien in je agenda hebt gezet, bouw je daar vervolgens de ‘kleinere keien’ omheen: alle andere afspraken en dingen die op je to-do lijstje staan.
Tip 2: Noteer alle terugkerende afspraken (kiezels)
Noteer vervolgens alle terugkerende afspraken voor het hele jaar in je agenda. Denk aan jaarlijkse feestdagen, sluitingsdagen van het bedrijf, maar ook vaste wekelijkse of maandelijkse vergaderingen, het opstellen en versturen van nieuwsbrieven, agenda’s van vergaderingen, verjaardagen, jubilea etc. Laat niets aan het toeval over. Door al deze zaken in je agenda te noteren, verminder je de kans dat je gaat uitstellen of vergeten. Het staat in je agenda en je hebt er zo al tijd voor vrijgemaakt.
Tip 3: Wees kritisch wat je in je agenda opneemt
Die collega die aan je bureau staat met een vraag. Die klant die je belt met een probleem. Het is erg verleidelijk om hier gelijk op in te gaan. Hierdoor kan je agenda en je dag behoorlijk anders verlopen dat jouw planning. Zeg daarom niet te snel ‘ja’ op een verzoek voor een afspraak, en plan niet gelijk dat uur in voor een gesprek met een collega'. Tenzij er echt nood aan de man is. Stel kritsiche vragen zoals, hoe lang zit je hier al mee? Wat is de deadline? Wanneer heb je dit document echt nodig? Achterhaal of hetecht dringend is of dat het gerust nog een week kan wachten. Wees ook kritisch ten aanzien van de tijd die wordt geclaimd. Duurt dat overleg dan echt 1 uur of kan het ook in 30 of 45 minuten?
Tip 4: Leer de juiste tijd in te schatten
Vind je het lastig te bepalen hoeveel je ergens mee bezig bent? Het uitwerken van notulen, het wegbrengen van spullen naar de kringloop, het schrijven van een offerte? Vaak rekenen we onszelf te rijk en zijn we langer bezig dat we dachten. Dit zorgt ervoor dat de planning enorm uitloopt en een ontevreden gevoel aan het einde van de dag. Dit kun je eenvoudig voorkomen. Houd bij hoe lang je bezig bent geweest met een bepaalde taak. Noteer dan ook ook hoeveel tijd je er eigenlijk voor had ingepland. Grote kans dit een enorme eye-opener voor je is, want mensen overschatten zich maar al te graag.
Tip 5: Noteer alle gegevens van een afspraak
Je kunt behoorlijk veel tijd winnen met het goed gebruiken en invullen van je agenda op je werk. Hoe vaak heb je al eens gezocht naar een telefoonnummer om een afspraak te kunnen verplaatsen? Noteer dus alle gegevens die belangrijk zijn voor de afspraak. Noteer het tijdstip, de locatie en de naam van de persoon met wie je een afspraak hebt, maar geef ook het (mobiele) telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt en het onderwerp van gesprek een plaats in de agenda. Dit zorgt ervoor dat jij alles bij de hand hebt als je naar de afspraak gaat of als je deze moet verzetten.
Tip 6: Geef je agenda lucht (zand)
Zorg dat je voldoende tijd tussen activiteiten of afspraken hebt. Plan taken en werkzaamheden niet te strak in en hou rekening met een realistische reistijd. Plan elke week een tijdblok in van enkele uren om achterstallig werk in te halen. Of gebruik deze tijd voor onvoorziene taken. Gebruik de reistijd niet om tussendoor snel te lunchen in de auto of om werkoverleggen te voeren. Geef jezelf de ruimte om even te 'zijn'.
Tip 7: Plan ‘opvolgtijd’ na vergaderingen
Voorzie na elke afspraak extra tijd voor follow up-taken. Taken zoals het mailen van informatie, het doorsturen van een vergaderverzoek voor een nieuwe meeting, of het uitwerken van de notulen en/of de actielijst. Net na het overleg zit alles nog fris in je geheugen en gaat alles dus veel sneller.
Tip 8: Plan e-mailtijd in
Het goed afhandelen van e-mails kan flink veel van je tijd vragen. Lees mails zoveel mogelijk gegroepeerd, bij voorkeur twee keer per dag en niet telkens als er een in je inbox valt. Plan tijd om e-mails te lezen en te beantwoorden in je agenda in. Schakel alle meldingen die je ontvangt bij een mail uit (geluid en het pop-up venster). Dit zorgt ervoor dat je bezig blijft met je prioriteiten in plaats van ad-hoc te reageren.
Tip 9: Een goede voorbereiding is het halve werk
Plan aan het einde van elke werkdag een kwartier in je agenda om je to do-lijst door te nemen. Vul de lijst aan en bepaal de prioriteiten voor de volgende werkdag. Begin de volgende dag met de taak die de hoogste prioriteit heeft. Verzamel voordat je afsluit alvast alle documenten en informatie die je nodig hebt voor die eerste taak.
Heb jij nog een aanvullende tip die goed voor jou werkt?
Laat het mij weten!
Ik geef ook 1-op-1 coaching bij jou op je werkplek om weer meer grip te krijgen op je werk!
Zo help ik je aan een opgeruimde inbox, een goede mappenstructuur en goede planning in je agenda.
Interesse? Neem dan contact met mij op via het contactformulier.
Reactie plaatsen
Reacties